Office manager

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste

Commercieel office manager (ft)

Wil je mensen helpen? Vind je het fijn om onze klanten en je collega’s verder te helpen en hou je ervan om de zaken op kantoor in goede banen te leiden? Dan zijn we op zoek naar jou!

Eén ding tegelijk doen hoort niet bij deze functie. Je zult al snel, samen met je collega’s van de binnendienst, het aanspreekpunt zijn voor onze relaties voor het beantwoorden van (product)vragen, het ontvangen van relaties, en veel meer… Zo houd je je bezig met verkoopbevordering, onderhoud je contacten met de zorgverzekeraars ten aanzien van onder mee contracten en houd je de verkoopcondities in de gaten. Ondanks dat er veel tegelijk gebeurt, is het belangrijk dat je in de gaten houdt wat er moet gebeuren en hoofd- en bijzaken uit elkaar te houden.
Alle gegevens van klanten en producten worden op dit moment bijgehouden in AccountView software, we werken in Office 365.

Technische interesse is een hele grote pré, maar je moet vooral mensen met een zware, meervoudige beperking willen helpen met oplossingen om Langer Zelfstandig Thuis te kunnen blijven wonen. Dit zijn mensen met een aangeboren of verworven beperking, zoals ALS, MS, Duchenne, dwarslaesie, Rett en vergelijkbare aandoeningen. Maar ook hebben we steeds meer toepassingen voor mensen die door ouderdom beperkingen ondervinden.

Werkzaamheden
Je bent een van onze belangrijkste aanspreekpunten voor de relaties in onze organisatie, voor zowel klanten en relaties als onze adviseurs in de buitendienst. Je komt te werken in een klein team binnendienstmedewerkers. Je vaste taken worden in overleg met je collega’s vastgesteld. Je hebt een commercieel leidende rol in het binnendienstteam. Daarbij zul je ook de werkzaamheden van je collega’s moeten kunnen opvangen bij ziekte of vakantie. In korte tijd maak jij je de basiskennis van ons ruime productassortiment eigen, zodat je in staat bent om de diverse werkzaamheden in deze functie uit te voeren:

Taken office manager:

• Coördineren binnendienst
• Commerciële verkoopactiviteiten
• Mede uitvoeren binnendiensttaken

Taken binnendienst:

• Plannen van afspraken voor de buitendienst
• Veelvoorkomende vragen telefonisch afhandelen (1e lijns support)
• Verwerken e-mailberichten
• Commerciële verkoopactiviteiten
• Telefonisch 1e lijns adviseren
• Offertes maken redigeren en/of uitwerken
• Klantendossiers bijwerken, vooral digitaal maar ook nog op papier
• Documentatie verzenden, veelal digitaal
• Documentatieaanvragen, offertes, mailings e.d. nabellen
• Overige administratieve werkzaamheden, zoals het opruimen van dossiers
• Verwerken van digitale declaraties

Functie-eisen
Binnen deze functie zoeken we vooral iemand die lekker aan de slag wil. Oog heeft voor techniek, en een oor voor mensen. Je hoeft geen computers in elkaar te kunnen zetten of een robot te kunnen programmeren. Wel moet je apparaten willen leren kennen om klanten te helpen en de producten te begrijpen. Daarbij wil je weten wat zorg-technisch kan en het een klant kunnen uitleggen. Je bent echt een “mensen-mens”.

• Mbo 4  / HBO CE werk- en denkniveau of hoger
• Ervaring met Word, Excel, Outlook
• Affiniteit met Windows, Android en iOS (Apple)
• Enig technisch inzicht, maar vooral interesse
• Sociaal vaardig: klantvriendelijkheid is van groot belang
• Goede beheersing van de Nederlandse taal
• Talenkennis, met name Engels
• Affiniteit met onze doelgroep van meervoudig gehandicapten
• Zin om te leren en de uitdaging aan te gaan
• Zelfstandig en verantwoordelijkheidsgevoel
• Flexibel
• Goede samenwerking met collega’s
• Woonachtig in of rondom Baarn

Wij werken in een rookvrije omgeving.

In eerste instantie zul je een tijdelijk contract krijgen. De bedoeling is om uiteindelijk langdurig met elkaar samen te werken op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Soort dienstverband: Fulltime (32-40 uur per week)

Werkdagen en -tijden in overleg.

Aanvang van de werkzaamheden: zo spoedig mogelijk.

Contactinformatie
Spreekt deze vacature je aan? Reageer dan door je reactie met CV te sturen naar sollicitatie@qvn.nl.